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Drive Condiviso

Cos’é e quali vantaggi dà?

Il drive condiviso è uno spazio disco in cloud che, mediante l’uso di un client leggero e quasi non invasivo, si sincronizza ogni volta che sul vostro PC di casa o dell’ufficio apportate una qualsiasi modifica ad un documento. Più in generale, il client vi chiede quale cartella del vostro PC sincronizzare e tutto quello che memorizzate in quello spazio è oggetto di sincronizzazione con lo spazio in cloud. Se vi trovate nella condizione di aver bisogno di uno dei documenti sincronizzati, è sufficiente collegarsi con un browser e scaricarlo su qualsiasi PC abbiate a disposizione. Il client esiste anche per smartphone il che rende tascabili i vostri documenti. Le applicazioni di manipolazione dei documenti integrate nel drive oppure quelle installate sul dispositivo (sia esso portatile, tascabile o fisso) vi consentono di creare nuovi documenti o modificarne di esistenti ovunque vi troviate. Quando ciò accade, il vostro PC di casa o dell’ufficio, scarica la nuova versione del documento e lo memorizza nella cartella che lo contiene. Se poi la cartella è stata condivisa con qualche collaboratore, allora anche lui riceve la copia aggiornata che può eventualmente modificare a sua volta (se lo avete autorizzato a farlo).

Lo sappiamo che lo avete tutti!

In alcuni casi è gratis, in altri è a pagamento ma in tutti i casi esiste una costante: nessuno può dire DOVE esattamente siano i propri dati e CHI realmente può farvi accesso.

Ma allora perchè proporlo?

Questa la nostra idea: fornire un drive online condiviso tra un gruppo di utenti dello stesso cliente basandolo su private cloud.

Chi può fare accesso al vostro drive lo decidete voi. Dove sono i vostri dati? Nel nostro datacenter. Chi altri a voi può accedervi? Noi per fare manutenzione ai sistemi (quelle manutenzioni che non sono remotizzabili mediante agenti software). E cosa c’è di differente rispetto ai principali player del settore su questo tema?

Beh, noi possiamo scrivere, nero su bianco, l’indirizzo postale di dove sono memorizzati i vostri dati. E sono davvero lì. Noi possiamo scrivere, se necessario, nomi e cognomi di chi è autorizzato a fare manutenzione sui sistemi che gestiscono i vostri dati e se le persone dovessero cambiare? Possiamo aggiornarvi del fatto.

Potete convivere con noi e con altri clienti sullo stesso server (ognuno vede le propre cose ovviamente) o, se preferite, possiamo creare un drive dedicato a voi, con un server tutto vostro, un nome tutto vostro e con solo i vostri dati.

E se mi rendessi conto di aver modificato il documento sbagliato?

Beh, il nostro software consente di accedere alle versioni del documento e quindi di ripristinare quella precedente accedendo alla storia delle versioni. Da poco tempo anche altri sistemi lo fanno, molti ancora no. Noi si, da sempre.

Dopo che ho attivato drive, ho un backup delocalizzato?

No, non esattamente. Utilizzare un drive online, non importa di chi, non è fare il backup dei propri dati ma semmai è un modo per averli con noi ovunque. Mediante un drive online posso rendere disponibile una copia aggiornata dei miei dati ad un mio collaboratore che può modificarli e arricchirli mentre io non posso farlo ma non è un backup anzi, paradossalmente espone a più rischi che non avere i dati sul proprio server in ufficio ma il vantaggio di poter collaborare pur essendo “on the go” o di poter intervenire sui propri dati ovunque ci si trovi, ripaga ampiamente del “rischio” che si corre nel poter intervenire ovunque ci si trovi. Se è un backup delocalizzato che vi serve, potete leggere questo documento.

Quindi dopo che ho attivato drive, ho una condivisione online?

Anche in questo caso, non esattamente. Utilizzare un drive online, non importa di chi, non è avere una condivisione come siamo abituati a vedere in Azienda. I criteri di protezione sono più deboli e meno raffinati. Se si tratta di condividere un’area di lavoro con alcuni collaboratori (meglio se pochi) anch’essi dotati del loro drive sulla stessa piattaforma, allora possiamo considerarci abbastanza vicini al raggiungimento del nostro obiettivo. Il fatto che siano sulla stessa piattaforma è, secondo noi, un requisito dal quale non si deve prescindere. Il sistema è infatti in grado di far “vedere” le aree condivise come se facessero parte della propria area. L’accesso quindi è subordinato all’accesso alla propria area e questo rende le attività tracciabili e le modifiche recuperabili. La condivisione però è una cosa differente. Usando un drive e modificando un documento che è già in fase di modifica da parte di altri otterremo una nuova copia dello stesso. Un server classico ci avviserebbe, invece, del fatto che il documento è aperto da altri proponendoci di visualizzarlo ma di non modificarlo. Se quello che si vuole è avere un server di documenti fuori dalla propria rete aziendale ma ad essa connesso e da essa raggiugibile con la possibilità di essere raggiunto con una VPN e con la sicurezza gestita dalla propria rete aziendale, allora quel che serve lo trovate descritto qui.

Quanto costa?

Esistono tre varianti del servizio.

  • Drive personale

Il costo è funzione dello spazio richiesto come da tabella sottostante.

Spazio richiestoCosto annuo
10GB€ 30,00
20GB€ 50,00
30GB€ 70,00
50GB€ 85,00
100GB€ 100,00
Oltre i 100GBDa definire
Il setup del servizio, trattandosi di un singolo utente, è compreso nel prezzo.

  • Drive aziendale condiviso con altri clienti
    • Occorre definire quanto spazio disco dedicare al cliente
    • Occorre definire quanti utenti utilizzeranno il servizio
    • Occorre definire quanto spazio disco dedicare ai singoli utenti

Questa soluzione richiede un minimo di analisi delle esigenze del cliente. Gli account utente saranno ospitati dal nostro server che meglio si avvicina, in termini di funzionalità installate, alle esigenze del cliente. La fase di definizione degli utenti richiede un effort dei nostri operatori che è funzione della loro quantità.

Il costo relativo allo spazio necessario può essere quello del drive personale, salvo necessità più elevate.

  • Drive aziendale su server dedicato senza interferenze da estranei
    • Occorre definire quanto spazio deve essere allocato complessivamente
    • Occorre definire gli utenti che utilizzeranno il servizio
    • Occorre definire gli eventuali limiti di utilizzo per il singolo utente

Il drive aziendale consente di avere un sistema totalmente dedicato, con una welcome page dalla grafica in linea con il sito aziendale. All’interno, tutto quel che accade è di pertinenza aziendale. E’ possibile abilitare sistemi di autenticazione a due fattori, sistemi di messaggistica testuale e video, piattaforme di gestione dei documenti office online, gestione di agende condivise, project management e decine di altre funzionalità. In pratica consente di estendere il desktop aziendale ovunque sul web. Da un semplice sistema di condivisione di file, arriva ad essere una vera e propria piattaforma di smartworking completa.

I costi della versione aziendale dedicata sono da valutare di volta in volta sia in termini di spazi che di setup. Il setup di questa versione prevede la realizzazione di un sistema dedicato (VM, Sistema Operativo, installazione di pacchetti software) la cui valutazione è funzione di una serie di parametri.